TWORZENIE LISTU W FORMACIE HTML LUB MIESZANYM (HTML/TEXT)

1. WPROWADZAMY DANE ODBIORCY

W kroku pierwszym należy wprowadzić informacje dot. tego kto będzie odbiorcą wiadomości. W związku z tym uzupełniamy pola Nazwa: np. Imię i Nazwisko osoby oraz e-mail: adres poczty elektronicznej, na który wysyłamy list. Dodatkowo adres e-mail możemy wybrać z listy adresów widocznych w prawym górnym rogu głównego okna programu AnoMail 2007. Wyboru adresu dokonuje się przez dwukrotne kliknięcie go lewym klawiszem myszki. Natomiast jeżeli chcemy dodać adres do listy aktualnie załadowanych adresów e-mail wystarczy nacisnąć przycisk Dodaj widoczny przy adresach e-mail.

Lekcja - Jak tworzyć list HTML i osadzać w nim grafikę?

Jeżeli będziesz chciał wysłać list do wielu odbiorców (tzw. mass mailing) to zaleca się usunąć adres e-mail (patrz powyższy rysunek) z racji tego iż w innym przypadku wszyscy odbiorcy masowej korespondencji będą go widzieli zamiast swojego.

2. WPROWADZAMY DANE NADAWCY

To co wpiszemy w tym miejscu, osoba do której piszemy list, będzie widziała w swoim programie pocztowym w polu Od:. Proszę pamiętać aby podać prawidłowy adres e-mail gdyż w przeciwnym wypadku odbiorca naszego maila nie będzie mógł odpowiedzieć na nasz list klikając w swoim programie pocztowym przycisk Odpowiedz nadawcy.

Pole Zwrot: jest używane jedynie w sytuacji jeżeli chcemy otrzymać odpowiedź na inny adres niż ten podany w polu e-mail:.

W razie konieczności szybko możemy zmienić własną tożsamość np. Dział Marketingu, Dział Sprzedaży itp. Aby tego dokonać należy kliknąć dwukrotnie lewym klawiszem myszki na polu Nazwa lub e-mail. Pojawi się okno z dostępnymi tożsamościami, z którego wybieramy tą która jest nam potrzebna. Nie musimy siadać przy innym komputerze aby wysyłać maila w imieniu np. działu sprzedaży wystarczy wcześniej zdefiniować tożsamość np. Dział sprzedaży, e-mail: sprzedaż@twojserwer.pl. Tożsamości definiujemy w ten sposób iż najpierw wprowadzamy my w polu Dane nadawcy. Następnie naciskamy dwa razy lewym klawiszem myszki na nazwie i w oknie Tożsamości wybieramy Dodaj.

3. WPROWADZAMY TEMAT I TREŚĆ WIADOMOŚCI

Uzupełniamy temat listu, raczej nie stosując polskich znaków diakrytycznych (np. ąźćś itp.). Jeżeli takowe wprowadzimy, to program AnoMail zamieni je na międzynarodowe znaki np. ę zamieni na e itd. W związku z tym będziemy mieli pewność, że odbiorca np. w USA, który nie ma polskiego Windowsa będzie bez problemu mógł odczytać treść wiadomości. To samo dotyczy osób, które mają aktywne powiadamianie o nadejściu poczty na telefon GSM. W przypadku gdy zależy nam, aby w temacie pojawiły się polskie znaki pocztę należy wysyłać przez moduł wysyłki terminowej czyli Wyślij -> List do wszystkich -> Ustal termin wysyłki -> Od razu naciskamy Wykonaj.

Jeżeli chcemy aby list został wysłany w formacie HTML to wystarczy wkleić w pole przeznaczone na treść listu, kod HTML pobrany np. ze strony internetowej lub dowolnego edytora HTML bądź też możemy skorzystać z wbudowanego edytora HTML. W tym celu naciskamy Edytuj -> Treść listu w formacie HTML. Otworzy nam się okno Edytora HTML, w którym tworzymy wiadomość. 

Na koniec jak już wszystko jest gotowe naciskamy przycisk Gotowy. Dodatkowo możemy otwierać dowolne dokumenty HTML z dysku naciskając przycisk Otwórz lub korzystać z wbudowanych kilkudziesięciu szablonów dostępnych po naciśnięciu przycisku Nowy. Z listy dostępnych szablonów wybieramy jeden wskazując go i naciskają przycisk Ok lub klikając na szablonie dwukrotnie.

W kroku następnym komputer wyświetli okno Edytora treści HTML, w którym pracujemy podobnie do pracy ze zwykłym edytorem tekstu. Możemy formatować tekst zmieniając kolor, wstawiając grafikę, tabelę lub dowolny kod HTML. Do edytora możemy także wklejać teksty z innych aplikacji takich jak MS Word, MS Write, OfenOffice Writer itp.

4. WSTAWIANIE PLIKÓW GRAFICZNYCH DO LISTU

Zgodnie z zasadami e-marketingu plików graficznych nie wstawiamy bezpośrednio do listu z racji tego aby nie zwiększać jego rozmiaru, zważywszy także na to, że serwery poczty wychodzącej mają pewne miesięczne limity. I tak np. jeżeli do listu wstawilibyśmy logo naszej firmy w formacie JPG o rozmiarze np. 15 KB to mnożąc to przez np. 1000 listów wysyłanych dziennie zużywamy 15 MB (na samo logo) z naszego limitu na wychodzące dane!

Aby wstawić do dokumentu dowolny plik graficzny (zalecane formaty to JPG i GIF) np. logo firmy należy najpierw zapisać go w dowolnym katalogu na Państwa serwerze. Znając adres obrazka uruchamiamy wbudowany Edytor HTML (Edytuj -> Treść listu w formacie HTML) ustawiamy się w dowolnym miejscu naszego listu i naciskamy ikonę "Wstaw do dokumentu -> Obraz". Otworzy się okno przedstawione poniżej, w którym uzupełniamy odpowiednie pola.

Grafikę możemy także bardzo łatwo kopiować bezpośrednio ze stron internetowych co zostało omówione w Lekcji 4 dot. tworzenia listów na podstawie stron internetowych. Jak już skończymy tworzenie listu to naciskamy przycisk Gotowy lub Zapisz.

Jednakże o ile chcecie Państwo osadzić grafikę w liście to w oknie przedstawionym poniżej należy zaznaczyć pole Osadź elementy graficzne w treści listu. Od tej pory grafika nie będzie pobierana z serwera tylko umieszczona w wiadomości. Wpływa to na rozmiar listu ale u odbiorcy od razu wyświetlane są wszystkie elementy graficzne, które wstawili Państwo do listu.

Gdy już list jest gotowy należy sprawdzić jak jego wygląd (kreacja) będzie prezentował się w różnych programach pocztowych. W tym celu możemy skorzystać z 3 wbudowanych w program AnoMail podglądów. Tematyka podglądów została omówiona w poniższej lekcji.

Lekcja  Podgląd kreacji listu w Outlook, Webmail oraz AnoMail

4.1 OSADZANIE GRAFIKI W WYSYŁANEJ WIADOMOŚCI

Uwaga! Osadzona grafika w liście znacznie zwiększa jego rozmiar. Proszę pamiętać, aby rozmiar wysyłanego newslettera nie przekraczał 80, maksymalnie 150 KB. W programie AnoMail 2007, aby umieścić (osadzić) grafikę w wysyłanym liście należy wcześniej utworzyć list w zewnętrznym programie np. Outlook Express lub skorzystać z prawego klawisza myszki (patrz wbudowany Edytor HTML) i wybrać funkcję Obraz z dysku lub Obraz z serwera. W obu przypadkach plik graficzny zostanie umieszczony w liście a Państwo decydujecie czy ma być osadzony czy dociągany z serwera.

Ponadto jeżeli mamy np. gotowy szablon papeterii w programie Outlook Express lub Windows Live Mail, to też możemy go wykorzystać w programie AnoMail. W taki przypadku przygotowujemy list np. z osadzoną grafiką (i np. kilkoma załącznikami) w programie Outlook Express (format EML). Następnie zapisujemy go na dysku (Menu Plik -> Zapisz jako) a potem importujemy do programu AnoMail.

W tym celu z Menu Wiadomości wybieramy Otwórz treść listu z programu Outlook Ex. Na poniższym rysunku pokazano część okna programu AnoMail, w której widać, że jako treść listu zaimportowano wiadomość z programu Outlook Express o nazwie Strony biur podrozy.eml.

Po zaimportowaniu listu wystarczy go wysłać do danej grupy odbiorców naciskając przycisk Wyślij.

W razie konieczności  można rozpocząć edycję listu w trybie mieszanym (TEXT/HTML) naciskając w głównym oknie programu skrót klawiszowy Ctrl+D.

5. EDYCJA  TREŚCI LISTU W FORMACIE MIESZANYM HTML/TEXT

Pakiet AnoMail 2007 oferuje Państwu możliwość przygotowania treści listu w tzw. trybie dualnym czyli mieszanym. Tryb dualny polega na przygotowaniu dwóch treści wiadomości i osadzeniu ich w jednym liście. Jedna część listu jest przygotowywana w formacie tekstowym (TEXT/PLAIN) a druga w formacie graficznym (HTML). Dzięki temu zabiegowi wysyłając korespondencje do wielu osób nie trzeba martwić się czy będzie wyświetlana u nich poprawnie. Osoby, które w swoich programach pocztowych mają zablokowany podgląd HTML zobaczą część, którą przygotujemy dla nich w formacie tekstowym (por. Rys. 1). Z kolei większość odbiorców korzystających ze standardowych programów pocztowych zobaczy wiadomość w formacie graficznym (HTML).

Najbardziej popularne programy pocztowe takie jak np. Outlook, Windows Live Mail itp. tworzą na podstawie tego co wprowadzimy w formacie HTML część tekstową co owocuje tym, że listy wyglądające doskonale w trybie graficznym, w trybie tekstowym są praktycznie nieczytelne.

AnoMail w odróżnieniu od powyższych klientów pocztowych umożliwia osobną edycję treści graficznej (HTML) i tekstowej TEXT. Dzięki temu sami Państwo decydujecie co zobaczą odbiorcy w części tekstowej oraz w części graficznej. W razie potrzeby obie części mogą się od siebie w zupełności różnić. W praktyce, gdy wysyłamy newsletter graficzny to w części tekstowej wpisujemy skrót informacji oraz link do strony, na której odbiorca korespondencji może zobaczyć list w formacie graficznym.

Aby móc skorzystać z edytora treści mieszanej najpierw należy przygotować wiadomość w formacie HTML (graficznym) lub zaimportować do programu AnoMail list (format EML) pochodzący z zewnętrznego programu. W dalszej kolejności naciskamy ikonę Przygotuj list i wybieramy Treść w formacie mieszanym.

Obecnie większość programów pocztowych do wysyłki masowej wysyła wiadomość tylko w formacie tekstowym lub tylko w formacie graficznym. W tym drugim przypadku może się zdarzyć, że odbiorca korzystający z programu pocztowego w telefonie komórkowym w ogóle nie zobaczy treści listu ponieważ będzie miał zablokowany podgląd HTML. Dlatego zaleca się wysyłanie poczty w trybie mieszanym zwłaszcza wtedy, gdy newsletter w głównej części składa się z obrazu.

Gdy zaimportujecie Państwo do programu AnoMail list pochodzący z zewnętrznego programu (np. format EML) to z poziomu AnoMaila można także dodać do niego część tekstową, klikając w głównym oknie programu przycisk Edytuj osobną treść tekstową... (Skrót klawiszowy Ctrl+D).

6. OPTYMALIZACJA KODU HTML

Po naciśnięciu przycisku Gotowy w oknie Edytora HTML (patrz pkt. 4) powracamy do Edycji treści wiadomości przedstawionej poniżej. W tym oknie naciskamy przycisk Zmniejsz aby zmniejszyć rozmiar listu. Proszę jednak pamiętać, że po zaimportowaniu listy z programu Outlook optymalizacja nie będzie dostępna!

Zawsze przed wysłaniem wiadomości w formacie HTML zaleca się dokonanie jej optymalizacji czyli zmniejszenia objętości kodu HTML. Po naciśnięciu przycisku Zmniejsz zmniejsza się rozmiar wiadomości przez co skraca się czas przesyłania i jej odbioru, co ma duże znaczenie dla użytkowników łączących się poprzez modem. Rozmiar wiadomości można spróbować zmienić kilkakrotnie ale przed samym wysłaniem należy upewnić się czy wygląda tak jak sobie zamierzyliśmy. W tym celu wystarczy nacisnąć przycisk Podgląd.

Jak już wszystko jest gotowe to naciskamy przycisk Ok i powracamy do głównego okna programu AnoMail. W razie konieczności możemy wiadomość zapisać w różnych formatach naciskając przycisk Zapisz.

wstecz

Dalej

  Zobacz także: Materiały szkoleniowe do nauki obsługi pakietu.