GRUPY ADRESOWE E-MAIL I ICH PORZĄDKOWANIE

Grupa wysyłkowa to zbiór adresów e-mail odbiorców, do których kierujemy masową korespondencję. Program AnoMail 2007 zapisuje adresy email w plikach tekstowych. W związku z tym adresy e-mail Państwa klientów mogą być przechowywane w dowolnej lokalizacji na dysku w postaci dokumentów tekstowych bez konieczności importu ich do programu AnoMail.

Zasadniczo program AnoMail pracuje z dwoma grupami adresów tzw. listą wysyłkową oraz listą adresów zastrzeżonych. Obie grupy adresów przechowywane są w lokalizacji, w której zainstalowano program np. C:\Program Files\AnoMail\. W związku z tym aby przenieść grupy adresowe na inny komputer wystarczy skopiować oba pliki.

Jeżeli macie Państwo przygotowane adresy w plikach tekstowych (czyt. segmentacja klientów) to nie trzeba ich wcale importować do programu AnoMail tylko wystarczy wskazać ich lokalizację tak, aby program "wiedział" skąd ma pobierać adresy e-mail. 

W tym celu na przykład na Pulpicie Windows tworzycie Państwo katalog o nazwie Klienci, a w nim umieszczacie pliki tekstowe z adresami np. "Agenci Katowice.txt", "Firmy Śląsk.txt", "Klienci Warszawa.txt" wystarczy w programie AnoMail wskazać skąd ma pobierać adresy. W tym celu naciskamy przycisk Adresy lub Odbiorcy a następnie wybieramy Edytuj listę adresów (Ctrl+E). Później naciskamy przycisk Przeglądaj i wskazujemy katalog na Pulpicie Windows, w którym uprzednio zostały zapisane adresy e-mail.

Program AnoMail wyświetli okno z tzw. Grupami wysyłkowymi (plikami z adresami e-mail). Podwójne kliknięcie na nazwie pliku spowoduje wczytanie adresów e-mail w nim się znajdujących. Zatwierdzamy wybór grupy przez naciśnięcie przycisku Ok w oknie edycji adresów e-mail.

Szybszy dostęp do określonej grupy wysyłkowej (pliku z adresami) możliwy jest po wybraniu Adresy -> Otwórz grupę adresów... Ewentualnie klikamy kartę Grupy adresów widoczną w głównym oknie programu a następnie wykonujemy podwójne kliknięcie na nazwie grupy adresowej, z której chcemy wczytać adresy e-mail do programu.

PORZĄDKOWANIE ADRESÓW E-MAIL

Aby uniknąć sytuacji, w której wysyłamy kilka razy tego samego maila do jednego klienta z racji tego, iż jego adres został zdublowany na liście wysyłkowej, korzystamy z funkcji porządkowania adresów. Naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Uporządkuj grupę… Na poniższym rysunku przedstawiono okno Eliminatora powtórzeń oraz Eliminatora adresów zastrzeżonych. Po skorzystaniu z obu funkcji bieżąca lista wysyłkowa zostanie "oczyszczona" z powtórzeń oraz adresów zastrzeżonych czyli takich, których właściciele nie życzą sobie otrzymywać od nas jakiejkolwiek korespondencji. Program AnoMail automatycznie blokuje możliwość wysyłki listu na adres z grupy adresów zastrzeżonych.

Jeżeli grupa jest już uporządkowana to w głównym oknie programu AnoMail 2007 naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Edytuj listę adresów… Następnie naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Zapisz adresy do pliku -> Grupy wysyłkowej lub Dokumentu tekstowego. Grupa wysyłkowa programu AnoMail to plik z uporządkowaną grupą adresów e-mail, która od razu nadaje się do wysłania gdyż wcześniej została uporządkowana.

Adresy osób, które nie życzą sobie otrzymywać od nas korespondencji warto dodać do listy adresów zastrzeżonych aby przez pomyłkę w przyszłości nie wysłać do nich wiadomości.

W programie AnoMail grupa adresów zastrzeżonych może zawierać 30 tys. pozycji. Niemniej jednak zaleca się tworzyć grupy wysyłkowe, które nie zawierają adresów osób lub firm które nie chcą otrzymywać od nas korespondencji.

Program AnoMail jest wyposażony w funkcję oczyszczania bieżącej grupy wysyłkowej z powtarzających się adresów oraz adresów zastrzeżonych (czytaj wyżej). Dlatego zawsze przed wysłaniem wiadomości do nowej grupy wysyłkowej należy sprawdzić czy nie zawiera powtórzonych e-maili oraz adresów zastrzeżonych. W tym celu w głównym oknie programu należy nacisnąć przycisk Adresy -> Porządkuj bieżącą grupę...

Warto także skorzystać z tzw. Walidatora adresów e-mail który przyda się zwłaszcza wtedy gdy trzeba zweryfikować poprawność adresów e-mail wczytanych do programu AnoMail 2007.

Lekcja - Weryfikacja adresów e-mail

Zobacz także: Jak sprawdzić poprawność adresów e-mail
Czytaj: Jak pozyskać adresy e-mail z Internetu