WYSYŁKA KORESPONDENCJI E-MAIL W PACZKACH

Program AnoMail umożliwia wysyłanie korespondencji w trzech trybach:

• pojedyncza wysyłka przez serwer internetowy SMTP - w tym trybie pracy moduł wysyłkowy wysyła mailing tak jakby użytkownik tworzył osobne listy w programie Outlook, The Bat i innym. List do każdego odbiorcy z grupy wysyłkowej jest generowany osobno. Dzięki czemu można personalizować korespondencję (w polu Do: każdy z odbiorców widzi tylko swój adres e-mail) wstawiając pola personalizacji do tematu oraz treści listu. Taka wysyłka może jednak trwać dosyć długo i nadaje się do małych grup wysyłkowych np. 1500 adresów. Ewentualnie można skorzystać z modułu Wysyłki terminowej aby zlecić wysyłanie poczty np. w godzinach nocnych,
• pojedyncza wysyłka (sesje równoległe) przez wewnętrzny serwer SMTP - w tym przypadku podobnie jak poprzednio listy generowane są oddzielnie do każdego z odbiorców ale program korzysta z wbudowanego serwera SMTP (AnoMail SMTP Server) i równolegle wysyła wiele listów bez pośrednictwa serwera dostawcy. W związku z tym nadaje się do obsługi grup składających się z kilku tysięcy adresów, gdyż szybkość wysyłki zależy przede wszystkim od szybkości łącza internetowego jakim dysponujemy oraz wielkości pojedynczego listu (patrz: Ustawienia serwera SMTP),
• wysyłka w paczkach przez serwer internetowy - stosowana jest wtedy jeżeli zależy nam na szybkim wysłaniu mailingu do kilku tysięcy odbiorców. Program AnoMail przesyła do serwera pojedyncze listy ale adresuje je do wielu odbiorców równocześnie. Wielkość paczki czyli ilość adresów przekazywanych naraz do serwera zależy od preferencji użytkownika. I tak na przykład jeżeli mamy grupę wysyłkową składającą się z 10 tysięcy odbiorców i ustawimy wielkość paczki na 250, to program wygeneruje tylko 40 listów, które wyśle do serwera. Wysyłanie w paczkach odpowiada wstawianiu adresów do pola DW: lub UDW: w programie Outlook, ale z tą różnicą, że odbiorca korespondencji nie widzi tekstu Undisclosed-Recipient jak to ma miejsce w programie Outlook.

  Koniecznie przeczytaj: 6.5 Sposoby wysyłania mass mailingu (strona 25)

Na poniższym rysunku pokazano sposób wysyłania poczty w przypadku korzystania z wysyłki w paczkach. Program generuje jeden list i adresuje go do wielu odbiorców. Następnie przekazuje ten list do serwera. Serwer sortuje adresy i wysyła listy w grupach do określonych domen.

W związku z powyższym, jeżeli rozmiar naszego newlettera wynosi 30 KB i mamy go wysłać do 10 tys. odbiorców (przy ustawieniu wielkości paczki na 250), to z naszego komputera zostanie wysłanych 40 listów (razy wielkość pojedynczego maila), co w sumie da nam około 1,2 MB wysłanych danych. Ta sama grupa odbiorców wysłana w trybie pojedynczej wysyłki wygenerowałaby transfer wychodzący rzędu 300 MB!

Jednakże w przypadku wysyłki w paczkach, nie można personalizować treści listu, wstawiając do niej nazwę odbiorcy, jego adres e-mail, z racji tego, że jeden list równocześnie wysyłany jest do wielu adresatów. W związku z tym w polu Nazwa odbiorcy powinniśmy wpisać np. Odbiorca mailingu.

Po skonfigurowaniu programu do korzystania z serwera pocztowego Państwa firmy (patrz: Ustawienia serwera SMTP) klikamy ikonę Ustawienia widoczną w prawym rogu głównego okna programu i wybieramy Masowa korespondencja. Zostanie wyświetlone okno przedstawione na poniższym rysunku.

Korzystając z suwaka Ilość adresów jednorazowo przekazywanych do serwera ustawiamy wielkość paczki. Im paczka większa, tym szybciej wysyłana jest korespondencja oraz mniej danych transmitujemy z naszego komputera. Na niektórych serwerach wielkość paczki może być ograniczona. Proszę pamiętać także, że jeżeli ustawimy zbyt duży rozmiar paczki (np. 300 adresów) to serwer odbiorcy (w danej domenie) może odrzucić dostarczenie korespondencji do tak dużej ilości adresatów. W takim przypadku należy zmniejszyć wielkość paczek.

Producent zaleca stosowanie ustawień z zakresu od 10 do 100 adresów. Można także wysłać korespondencję z maksymalnym ustawieniem paczek, a potem jak przyjdzie zwrot z danego serwera z informacją, że za dużo adresów przekazaliśmy w jednym e-mailu to można skopiować (Adresy -> Importuj adresy -> Ze Schowka Windows) odrzucone adresy (widoczne w liście będącym zwrotem z serwera) i wysłać na nie korespondencje w standardowej formie czyli pojedynczo zmieniając ustawienia programu AnoMail.

Dodatkowo powinniśmy zaznaczyć pole W przypadku korzystania z wysyłania w paczkach używaj adresu nadawcy... Dzięki temu w polu Do: każdy z odbiorców korespondencji masowej zobaczy etykietę, którą wprowadziliśmy w polu Nazwa nadawcy oraz nasz adres e-mail. Jeżeli nie skorzystamy z tej funkcji to w polu Do: nie pojawi się żaden adres e-mail.

Jak skopiować adresy z listu w którym widnieje kilkadziesiąt adresów e-mail?

W programie Outlook przechodzimy do treści listu, z którego mamy skopiować adresy. Następnie zaznaczamy całą treść (Ctrl+A) a potem naciskamy Ctrl+C (Edycja -> Kopiuj). W dalszej kolejności uruchamiamy program AnoMail i naciskamy Adresy -> Importuj adresy -> Ze Schowka Windows. Z zaimportowanych adresów możemy utworzyć nową grupę wysyłkową lub zapisać na dysku do późniejszego wykorzystania

Temat pokrewny: Samouczki do programu AnoMail
Pobierz artykuł: Wdrożenie programu AnoMail w biurze podróży
Zobacz także: Jak pobierać adresy z listów zwrotnych?