Wielokrotnie
zdarzało się, że po wysłaniu mailingu do kilku tysięcy osób, otrzymywaliśmy
kilkaset zwrotów w związku z tym, że dane konto odbiorcy nie istniało,
skrzynka została zapełniona lub ktoś podał nieprawidłowy adres. Dotychczas gdy
korzystaliśmy z programu Outlook to adresy na które list nie mógł zostać
wysłany należało odszukać w Książce Adresowej Windows (WAB) w celu usunięcia
z bazy wysyłkowej. Ponadto korespondencja zwrotna niepotrzebnie "zapychała nam
skrzynkę pocztową". Od teraz w programie AnoMail możemy sobie z tym
problemem poradzić korzystając z funkcji Adresy -> Import adresów -> Z
dowolnych aplikacji. lub włączając w module subskrypcji funkcję
Automatyczną obsługę zwrotów korespondencji.
Zalecana lektura:
6.7 Analiza zwrotów z niedostarczonej poczty (strona 32)
Załóżmy, że po wysłaniu mailingu otrzymaliśmy
kilkadziesiąt listów zwrotnych od MAILER-DAEMON, Mail Administrator,
Mail Delivery System lub Postmaster. W treści takich listów
umieszczona jest przyczyna odrzucenia naszej korespondencji (np.: No mailbox
here by that name, User unknown in virtual mailbox table, size of mailbox
exceeds quota for the user itp.) oraz adres e-mail, na który list nie mógł
zostać dostarczony.
Aby ograniczyć niepotrzebny
ruch zwrotny warto wszystkie adresy z powyższych listów umieścić w grupie
adresów zastrzeżonych lub usunąć z listy wysyłkowej, aby program AnoMail w przyszłości nie wysyłał na nie
poczty.
|
AUTOMATYCZNA ANALIZA ZWROTÓW W MODULE SUBSKRYPCJI |
Program AnoMail 2007 umożliwia automatyczną
obsługę korespondencji zwrotnej. W tym celu należy skonfigurować moduł
subskrypcji. Uruchamiamy program AnoMail i naciskamy ikonę Subskrypcja
a następnie Uruchom moduł subskrypcji (patrz także
Moduł Subskrypcji). Po uruchomieniu modułu
subskrypcji naciskamy przycisk Konto i wprowadzamy dane konta, z
którego będziemy odbierać pocztę. Dane te muszą pokrywać się z danymi konta, z
którego wysyłamy korespondencję w programie AnoMail! W dalszej kolejności
klikamy ikonę Ustawienia i zaznaczamy "Uruchamiaj po
zalogowaniu bieżącego użytkownika” oraz „Włącz automatyczną
obsługę zwrotów korespondencji”. Teraz należy „nauczyć” moduł
subskrypcji, aby rozpoznawał nasze adresy e-mail, dlatego klikamy przycisk
Ustaw i wprowadzamy nazwę naszego konta (oraz serwera) lub lepiej
całej domeny, z której będziemy wysyłać pocztę np. @mojadomena.pl
oraz mojserwerpoczty.pl. Kolejne adresy wprowadzamy po naciśnięciu
klawisza Enter (patrz niżej).
Poprawne skonfigurowanie tej
funkcji ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozpoznawania adresów należących
do Państwa firmy. Jeżeli przez pomyłkę wprowadzimy w tym miejscu domenę np. @wp.pl
to wszystkie adresy użytkowników z tej domeny będą traktowane jako własne, co
będzie owocowało nieprawidłową pracą modułu.
W ustawieniach modułu
subskrypcji (ikona Ustawienia) należy ustawić, aby program
sprawdzał konto subskrypcji np. co 3 minut czyli częściej niż mamy ustawione w
naszym domyślnym programie pocztowym np. Outlook (patrz powyższy rys.). Jeżeli
Outlook sprawdza konto pocztowe co 10 min. to w module subskrypcji programu
AnoMail ustawmy np. 8 minut (a nie 5!). Jest to bardzo ważne ustawienie!
Chodzi o to, aby nasz domyślny klient poczty nie odebrał poczty z konta zanim
moduł subskrypcji nie przejrzy konta w poszukiwaniu nowych subskrypcji,
rezygnacji lub zwrotów korespondencji.
Wszystkie adresy pochodzące z
korespondencji zwrotnej, która nie mogła zostać dostarczona do odbiorcy
zostaną automatycznie przechwycone przez program AnoMail i umieszczone w
głównym oknie modułu subskrypcji (patrz poniżej). Potem mogą zostać
wyświetlone, po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Sprawdź zwroty
(patrz poniższy rysunek) widocznego w górnej części okna subskrypcji.
Dostęp do tych adresów
uzyskujemy także z modułu wysyłkowego programu AnoMail klikając ikonę
Odbiorcy -> Pokaż adresy ze zwrotów. W razie konieczności adresy ze
zwrotów można dodać do listy adresów zastrzeżonych aby niepotrzebnie nie
wysyłać na nie korespondencji.
PORADA: Z poziomu
modułu wysyłkowego można kliknąć przycisk Usuń i
wybrać Wszystkie adresy ze zwrotów... Dzięki
temu lista wysyłkowa zostanie "oczyszczona" z nieaktualnych adresów. Na
poniższym obrazku pokazano fragment głównego okna programu AnoMail 2007.
|
RĘCZNE POBIERANIE ADRESÓW Z WROTNYCH W MODULE WYSYŁKOWYM |
W razie potrzeby można także ręcznie pobierać
adresy z listów odrzuconych. Nie martwmy się jednak, nie trzeba adresów
wpisywać ręcznie od nowa, gdyż służy do tego funkcja dostępna w głównym
oknie programu AnoMail 2007. Naciskamy przycisk Adresy i
wybieramy Importuj adresy z dowolnych aplikacji... W prawym
górnym rogu ekranu zostanie wyświetlone okno Import adresów z aplikacji
(patrz poniższy rys. pkt. 4).
Przechodzimy do programu Outlook i
podświetlamy list zawierający informacje dot. problemów z dostarczeniem
wiadomości do danego adresata. Listy takie łatwo można rozpoznać gdyż w polu
Od zazwyczaj zawierają tekst Mail Delivery System lub Mailer-Daemon
a w temacie Failure notice lub Mail System Error - Returned Mail.
W treści takiego listu powinna znaleźć się pełna informacja na temat tego,
dlaczego list nie mógł zostać dostarczony na dany adres np. This user
doesn't have a yahoo.pl account.
W związku z tym w treści listu odnajdujemy
adres, z którym był problem (patrz powyższy rys. pkt. 2) i naciskamy prawy
klawisz myszki. W dalszej kolejności wybieramy Kopiuj skrót.
Zaznaczony adres pojawi się na liście pozyskanych adresów (patrz rys. pkt. 4).
Czynność powtarzamy z innymi listami zwrotnymi. Na koniec naciskamy przycisk
Zapisz (patrz niżej) i dodajemy pobrane adresy do listy
zastrzeżonej lub zapisujemy na dysku.
Następnym razem przed wysłaniem
korespondencji masowej możemy oczyścić listę wysyłkową z adresów
zastrzeżonych. Aby tego dokonać w głównym oknie programu wybieramy
Adresy -> Porządkuj bieżącą grupę -> Usuń adresy zastrzeżone. Po
użyciu tej funkcji wszystkie adresy zastrzeżone zostaną usunięte z naszej
grupy wysyłkowej. Tak przygotowaną grupę można zapisać na dysku. W tym celu
naciskamy Adresy -> Edytuj listę adresów. W oknie, które nam się
wyświetli klikamy Adresy -> Zapisz do pliku...
Dodatkowo przed rozpoczęciem wysyłki do
nowej grupy odbiorców zaleca się skorzystanie z modułu walidacji adresów
e-mail dostępnego po naciśnięciu Adresy -> Sprawdź poprawność adresów.
Korzystając z tego modułu na wstępie wyeliminujemy nieprawidłowe adresy e-mail,
które mogły trafić na naszą listę wysyłkową.
 Zobacz także: |