automatyczna obsługa niedostarczonej korespondencji
program rozpoznaje nieistniejące adresy, zapchane skrzynki, autorespondery itp.

Usuwanie nieistniejących adresów z listy wysyłkowej



AnoMail potrafi zarządzać korespondencją zwrotną (Delivery Status Notification, Mailer daemon, Mail Administrator, Mail Delivery System lub Postmaster) i pokazać, które z adresów e-mail z Państwa listy mailingowej są nieprawidłowe i nadają się do kasacji. AnoMail rozpoznaje twarde zwroty (np. zły adres), miękkie zwroty (np. zapchana skrzynka odbiorcy), autorespondery (np. jestem na wakacjach) oraz wiele innych w tym rezygnacje czyli cofnięcie zgody na otrzymywanie mailingów.

Po "oczyszczeniu" bazy adresowej przez AnoMail, dostarczalność korespondencji powinna być na poziomie minimum 98% czyli po wysłaniu 10 tysięcy wiadomości, odbić (zwrotów) z niedostarczonej korespondencji nie powinno być więcej niż kilkadziesiąt np. zapchane skrzynki, pracownik już tu nie pracuje itd. Ponadto program rozpozna zapchane skrzynki, komentarze z autoresponderów, prośby o wypisanie itd.

Statystycznie rzecz biorąc wysyłając mailing do 1000 odbiorców z niezweryfikowanej lub nieaktualnej bazy ok. 10% czyli 100 wiadomości e-mail może wrócić ze statusem Mail Delivery Error. W przypadku starych baz lub zbieranych na chybił trafił ze stron internetowych odsetek ten może wynieść nawet 40%.. Dlatego należy pamiętać o okresowym porządkowaniu bazy adresowej z błędnych adresów czyli w głównym oknie programu kliknij Porządkuj i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych.


Pewnie wielokrotnie zdarzało się Państwu, że po wysłaniu mailingu do kilku tysięcy osób, otrzymaliście kilkaset zwrotów w związku z tym, że dane konto odbiorcy nie istniało, skrzynka została zapełniona lub ktoś podał nieprawidłowy adres. Dotychczas gdy korzystali Państwo z programu Outlook to adresy na które list nie mógł zostać wysłany należało odszukać ręcznie w Książce Adresowej a potem usunąć z listy wysyłkowej. Ponadto korespondencja zwrotna niepotrzebnie "zapychała nam skrzynkę pocztową".


W programie AnoMail Desktop możemy sobie z tym problemem poradzić korzystając z funkcji Automatycznej obsługi zwrotów korespondencji. Dzięki niej z list wysyłkowych możemy usunąć wszystkie nieprawidłowe adresy (czy. higiena listy adresowej). Załóżmy, że po wysłaniu mailingu otrzymaliśmy kilkadziesiąt listów zwrotnych od MAILER-DAEMON, Mail Administrator, Mail Delivery System lub Postmaster. W treści takich listów umieszczona jest przyczyna odrzucenia naszej korespondencji (np.: No mailbox here by that name, User unknown in virtual mailbox table, size of mailbox exceeds quota for the user itp.) oraz adres e-mail, na który list nie mógł zostać dostarczony.

Pamiętaj o tym, że jeżeli wysyłasz mailingi na nieistniejące konta lub zapchane skrzynki to po kilku wysyłkach zostaniesz automatycznie dodany na listę blokowanych nadawców (czyt. RBL). Dlatego przed każdą nową wysyłką kliknij przycisk Porządkuj i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych


Aby ograniczyć niepotrzebny ruch zwrotny warto wszystkie adresy z powyższych listów umieścić w grupie adresów zastrzeżonych lub usunąć z listy wysyłkowej, aby program AnoMail w przyszłości nie wysyłał na nie poczty. Patrz funkcja Sprawdź listę  -> Na podstawie tzw. zwrotek. W razie konieczności można dodać adresy ze zwrotów na listę zastrzeżoną. W głównym oknie programu kliknij ikonę Odbiorcy i wybierz funkcję Pokaż adresy z niedostarczonej korespondencji. Zostanie wyświetlone okno (patrz niżej) z adresami na które nie można było dostarczyć poczty. Można te adresy dodać na listę zastrzeżoną korzystając z przycisku Adresy ->  Dodaj do zastrzeżonych.


Ta funkcja używana jest w takiej sytuacji gdy do wysyłki za każdym razem pobierasz adresy e-mail z zewnętrznej bazy danych np. z systemu CRM, w którym znajdują się nieaktualne adresy. Dzięki temu po dodaniu nieaktualnego adresu na listę zastrzeżoną już nigdy nie wyślesz do niego poczty


Najczęstsze opisy błędów z niedostarczonej korespondencji email


W każdym "odbitym mailu" (ang. Mail Bounce, Delivery Status Notification) pochodzącym ze zwrotu znajduje się informacja dlaczego wiadomość nie mogła zostać dostarczona do adresata. Poniżej przedstawiono się przykładowa treść maila zwrotnego informującą, że nie można było dostarczyć poczty na adres jan.kowalski@anomail.pl gdyż nie ma takiego odbiorcy czyli po angielsku User not found.

Najczęstszy problem dotyczy tego, że poczta dostarczana jest do serwera pocztowego odbiorcy a ten nie może jej przyjąć gdyż adres (tzn. skrzynka, mailbox) nie istnieje.

To że poczta nie dociera do odbiorcy wiąże się zazwyczaj z tym, że w swojej bazie adresowej macie Państwo np. nieaktualne adresy tzn. w zeszłym miesiącu poczta docierała do skrzynki pracownika a teraz pracownik już nie pracuje a jego skrzynka pocztowa została skasowana.


This is the mail system at host TwojSerwer.pl.

I'm sorry to have to inform you that your message could not
be delivered to one or more recipients. It's attached below.

For further assistance, please send mail to postmaster.

If you do so, please include this problem report. You can
delete your own text from the attached returned message.

The mail system


<jan.kowalski@anomail.pl>: host anomail.pl[71.92.28.32]
said: 550 5.1.1 User not found (in reply to RCPT TO command)



Oto lista najczęstszych zwrotów korespondencji wraz z opisami problemu. W kolorze czerwonym oznaczono błędy kwalifikujące adres e-mail odbiorcy do usunięcia listy wysyłkowej.



  User unknown (No such user, mailbox unavailable, invalid recipient, not a valid mailbox, Sorry, no mailbox here by that name) -nie ma takiej skrzynki czyli adres e-mail jest nieaktualny lub został źle wpisany. To jest tzw. twardy zwrot i adres nadaje się do kasacji.

  Domain Not Found - serwer pocztowy nie został odnaleziony czyli mamy błędny adres. Na przykład ktoś wpisał kowalski@dżmail.pl zamiast kowalski @gmail.com. Taki adres można skasować gdyż należy do kategorii twardych zwrotek

  Connection Timed Out (Connection Refused) nie można było dostarczyć poczty do serwera pocztowego. Można spróbować wysłać pocztę ponownie ale w innym terminie

  Mailbox is full (User is over the quota, Mailbox limit exceeded, Can't create output lub exceeded storage allocation) - skrzynka odbiorcy zapełniona Jak opróżni skrzynkę znowu będzie można do niego wysyłać pocztę tzw. miękki zwrot.

  Message exceeds size limit (Message size exceeds fixed maximum message size, message size exceeds maximum message size, Message size exceeds fixed maximum message size) - wysyłamy do odbiorcy za dużą wiadomość (zalecany rozmiar listu do 250 KB). Adres może zostać.

  Improper forwarding causing mail loop (too many hops, forwarding not allowed) - odbiorca ma ustawione złe przekierowanie np. ze skrzynki XXX na YYY a ta z kolei przekierowuje znowu na XXX. Gdy odbiorca naprawi przekierowania znowu będzie można do niego dostarczać pocztę.

  Relay Access Denied - serwer odbiorcy nie akceptuje poczty z Twojego serwera lub adresu e-mail widocznego w danych nadawcy

  Permission denied (Connection refused, Sender Address Rejected) - serwer odbiorcy nie przyjmuje korespondencji wysyłanej z Twojego adresu (e-mail/IP) lub Twojego serwera w związku z tym że jesteś na liście spamerów (RBL).

  Black-listed by recipient - serwer odbiorcy nie przyjmuje wiadomości z Twojego adresu e-mail gdyż znajdujesz się na jego czarnej liście.

  Bad SPF records for Twoja Nazwa Serwera... - źle skonfigurowano konto pocztowe do wysyłania poczty lub serwer. Należy raz jeszcze w AnoMail wprowadzić
(ikona Kreator konta) wszystkie dane do wysyłania poczty. Dane te otrzymacie od swojego dostawcy poczty.



AnoMail jest w stanie rozpoznać każdy ze zwrotów i w razie konieczności automatycznie usunąć adresy e-mail pochodzące z tzw. twardych zwrotek z Państwa listy wysyłkowej.



Automatyczna analiza zwrotów w module subskrypcji



Program AnoMail Desktop umożliwia automatyczną obsługę korespondencji zwrotnej. W tym celu należy skonfigurować lokalny moduł subskrypcji (zielona ikona na pulpicie). Uruchamiamy program AnoMail i naciskamy ikonę Subskrypcja a następnie Uruchom moduł subskrypcji (patrz także Lokalny Moduł Subskrypcji). Po uruchomieniu modułu subskrypcji naciskamy przycisk Konto i wprowadzamy dane konta, z którego będziemy odbierać pocztę.

Dane te muszą pokrywać się z danymi konta, z którego wysyłamy korespondencję w programie AnoMail! W dalszej kolejności klikamy ikonę Ustawienia i zaznaczamy "Uruchamiaj po zalogowaniu bieżącego użytkownika” oraz „Włącz automatyczną obsługę zwrotów korespondencji”. Teraz należy „nauczyć” moduł subskrypcji, aby rozpoznawał nasze adresy e-mail, dlatego klikamy przycisk Ustaw i wprowadzamy nazwę naszego konta (oraz serwera) lub lepiej całej domeny, z której będziemy wysyłać pocztę np. @mojadomena.pl oraz mojserwerpoczty.pl. Kolejne adresy wprowadzamy po naciśnięciu klawisza Enter (patrz niżej).

Poprawne skonfigurowanie tej funkcji ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozpoznawania adresów należących do Państwa firmy. Jeżeli przez pomyłkę wprowadzimy w tym miejscu domenę np. @wp.pl to wszystkie adresy użytkowników z tej domeny będą traktowane jako własne, co będzie owocowało nieprawidłową pracą modułu. W AnoMail użytkownik ma możliwość wyboru usuwania adresów ze zwrotów. Na początek zalecamy usuwanie z bazy tylko twardych zwrotów czyli błędnych adresów, na które korespondencja na pewno nie dotrze.

W ustawieniach modułu subskrypcji (ikona Ustawienia) zaleca się ustawić, aby program AnoMail sprawdzał konto subskrypcji np. co 15 minut czyli częściej niż mamy ustawione w naszym domyślnym programie pocztowym np. Outlook. Nie zalecamy ustawiać automatycznego sprawdzania konta częściej niż co 10 minut gdyż niektórzy dostawcy poczty mogą sobie tego nie życzyć.


W ustawieniach swojego programu pocztowego np. Microsoft Outlook włącz funkcję Pozostawiaj kopie listów na serwerze i usuń z serwera np. po 7 dniach. Jeżeli ta funkcja nie zostanie włączona to Outlook pobierze adresy z serwera i AnoMail nie będzie miał do nich dostępu

Wszystkie adresy pochodzące z korespondencji zwrotnej, która nie mogła zostać dostarczona do odbiorcy zostaną automatycznie przechwycone przez program AnoMail i umieszczone w głównym oknie modułu subskrypcji (patrz poniżej) oraz przekazane do modułu wysyłkowego. Potem mogą zostać wyświetlone, po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Sprawdź zwroty (patrz poniższy rysunek) widocznego w górnej części okna subskrypcji.



Dostęp do tych adresów uzyskujemy także z modułu wysyłkowego programu programu AnoMail klikając ikonę Odbiorcy -> Pokaż adresy ze zwrotów. W razie konieczności adresy ze zwrotów można dodać do listy adresów zastrzeżonych aby niepotrzebnie nie wysyłać na nie korespondencji.

PORADA: Z poziomu modułu wysyłkowego można kliknąć przycisk Sprawdź listę i wybrać Na podstawie zwrotek.. Dzięki temu lista wysyłkowa zostanie "oczyszczona" z nieaktualnych adresów. Patrz także Sprawdź listę -> Na podstawie filtra antyspamowego.

Ręczne pobieranie adresów e-mail z treści wiadomości


W razie potrzeby można także ręcznie pobierać adresy z listów odrzuconych. Nie martwmy się jednak, nie trzeba adresów wpisywać ręcznie od nowa, gdyż służy do tego funkcja dostępna w głównym oknie programu AnoMail. Naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Importuj adresy z dowolnych aplikacji... W prawym górnym rogu ekranu zostanie wyświetlone okno Import adresów z aplikacji (patrz poniższy rys. pkt. 4).


Przechodzimy do programu Outlook i podświetlamy list zawierający informacje dot. problemów z dostarczeniem wiadomości do danego adresata. Listy takie łatwo można rozpoznać gdyż w polu Od zazwyczaj zawierają tekst Mail Delivery System lub Mailer-Daemon a w temacie Failure notice lub Mail System Error - Returned Mail. W treści takiego listu powinna znaleźć się pełna informacja na temat tego, dlaczego list nie mógł zostać dostarczony na dany adres np. This user doesn't have a yahoo.pl account.

AnoMail Desktop - Pobieranie adresów ze zwrotów

W związku z tym w treści listu odnajdujemy adres, z którym był problem (patrz powyższy rys. pkt. 2) i naciskamy prawy klawisz myszki. W dalszej kolejności wybieramy Kopiuj skrót. Zaznaczony adres pojawi się na liście pozyskanych adresów (patrz wyżej pkt. 4). Czynność powtarzamy z innymi listami zwrotnymi. Na koniec naciskamy przycisk Zapisz (patrz niżej) i dodajemy pobrane adresy do listy zastrzeżonej lub zapisujemy na dysku.


Następnym razem przed wysłaniem korespondencji masowej możemy oczyścić listę wysyłkową z adresów zastrzeżonych. Aby tego dokonać w głównym oknie programu wybieramy Adresy -> Porządkuj bieżącą grupę -> Usuń adresy zastrzeżone. Po użyciu tej funkcji wszystkie adresy zastrzeżone zostaną usunięte z naszej grupy wysyłkowej. Tak przygotowaną grupę można zapisać na dysku. W tym celu naciskamy Adresy -> Edytuj listę adresów. W oknie, które nam się wyświetli klikamy Adresy -> Zapisz do pliku...



AnoMail Desktop - okno importu adresów

Dodatkowo przed rozpoczęciem wysyłki do nowej grupy odbiorców zaleca się skorzystanie z modułu walidacji adresów e-mail dostępnego po naciśnięciu Adresy -> Sprawdź poprawność adresów. Korzystając z tego modułu na wstępie wyeliminujemy nieprawidłowe adresy e-mail, które mogły trafić na naszą listę wysyłkową.<

Serwis AnoMail.pl korzysta z ciasteczek, które możesz zablokować w swojej przeglądarce. Zapoznaj się także z naszą Polityką prywatności

Tak, rozumiem i akceptuję